Planlæg overdragelse af arbejdsfiler, konti og udstyr før sidste arbejdsdag. Luk adgangen på det aftalte tidspunkt, og kontrollér bagefter, at de nødvendige opgaver stadig kan udføres af virksomheden.
Hent arbejdsarket til fratrædelse (PDF, 1 side). Print det før sidste arbejdsdag. Skriv det godkendte tidspunkt for spærring øverst, og notér ansvarlig og status ved hver opgave.
Lav et overblik først
Find virksomhedens mail, dokumentområder, økonomisystem, hjemmeside, sociale konti og eventuelle fjernadgange. Notér også telefon, computer og sikkerhedsnøgler. Aftal med virksomhedens ansvarlige, hvilke arbejdsoplysninger der skal overdrages, og hvordan private oplysninger håndteres.
En rækkefølge til overdragelsen
- Udpeg den person, der overtager hver arbejdsopgave og hvert fælles dokumentområde.
- Kontrollér ejerskab og adgang til vigtige filer, før kontoen ændres.
- Aftal tidspunkt for spærring af login og håndtering af aktive sessioner med administratoren.
- Få udstyr og eventuelle sikkerhedsnøgler retur.
- Gennemgå delte adgangskoder og eksterne tjenester særskilt.
Undgå at starte med sletning
En konto kan være knyttet til filer, abonnementer eller automatiske arbejdsgange. Få administratoren til at kontrollere konsekvenserne, før kontoen eller licensen fjernes. Opbevaring og adgang skal følge virksomhedens aftaler og gældende regler; en teknisk tjekliste afgør ikke de juridiske spørgsmål.
Afslut med en funktionstest
Lad den nye ansvarlige åbne en relevant sag, finde et dokument og udføre en normal arbejdsopgave med sin egen konto. Notér, hvad der er lukket, overdraget og endnu mangler. Så bliver listen også nyttig næste gang virksomheden ændrer bemanding.
Har du brug for hjælp til at lukke adgange og overdrage filer sikkert, kan du få IT-hjælp, når en medarbejder starter eller stopper. Hvis du ønsker en fast IT-kontakt til den slags opgaver og den daglige drift, kan du læse om ekstern IT-afdeling til små virksomheder.
Sådan kan I teste en overdragelse
Vælg en arbejdsmappe med en ufølsom prøvefil. Bed den nye ansvarlige logge ind med sin egen konto og åbne filen. Skal personen også kunne redigere, så lad vedkommende gemme en ændring i prøvefilen. Notér resultatet på arket. Hvis læsning virker, men redigering fejler, skal administratoren kontrollere rettighederne, før opgaven markeres som afsluttet.
Bruger I Microsoft 365, kan administratoren følge Microsofts vejledning til at spærre login og overdrage mail og OneDrive-filer.
Læs videre
- Sikker adgang og mobiler til små virksomheder
- Falske fakturaer: sådan kontrollerer du en mistænkelig mail
- MFA i den lille virksomhed: sikker login uden at låse dig ude
Har din virksomhed brug for IT-hjælp?
Kontakt Elgstrøm-IT og fortæl kort om opgaven.