Planlæg overdragelse af arbejdsfiler, konti og udstyr før sidste arbejdsdag. Luk adgangen på det aftalte tidspunkt, og kontrollér bagefter, at de nødvendige opgaver stadig kan udføres af virksomheden.
Lav et overblik først
Find virksomhedens mail, dokumentområder, økonomisystem, hjemmeside, sociale konti og eventuelle fjernadgange. Notér også telefon, computer og sikkerhedsnøgler. Aftal med virksomhedens ansvarlige, hvilke arbejdsoplysninger der skal overdrages, og hvordan private oplysninger håndteres.
En rækkefølge til overdragelsen
- Udpeg den person, der overtager hver arbejdsopgave og hvert fælles dokumentområde.
- Kontrollér ejerskab og adgang til vigtige filer, før kontoen ændres.
- Aftal tidspunkt for spærring af login og håndtering af aktive sessioner med administratoren.
- Få udstyr og eventuelle sikkerhedsnøgler retur.
- Gennemgå delte adgangskoder og eksterne tjenester særskilt.
Undgå at starte med sletning
En konto kan være knyttet til filer, abonnementer eller automatiske arbejdsgange. Få administratoren til at kontrollere konsekvenserne, før kontoen eller licensen fjernes. Opbevaring og adgang skal følge virksomhedens aftaler og gældende regler; en teknisk tjekliste afgør ikke de juridiske spørgsmål.
Afslut med en funktionstest
Lad den nye ansvarlige åbne en relevant sag, finde et dokument og udføre en normal arbejdsopgave med sin egen konto. Notér, hvad der er lukket, overdraget og endnu mangler. Så bliver listen også nyttig næste gang virksomheden ændrer bemanding.
Læs videre
- Se hvordan Elgstrøm-IT kan hjælpe med opgaven
- Falske fakturaer: sådan kontrollerer du en mistænkelig mail
- MFA i den lille virksomhed: sikker login uden at låse dig ude
Har din virksomhed brug for IT-hjælp?
Kontakt Elgstrøm-IT og fortæl kort om opgaven.