Lad AI hjælpe med formuleringen, mens du selv bestemmer fakta og tilsagn. Giv modellen de oplysninger, der må bruges, og bed den markere det, der mangler.
Forbered indholdet før formuleringen
Skriv tre punkter: hvad kunden spørger om, hvad du faktisk kan svare, og hvad næste skridt er. Brug pladsholdere til navn, adresse og andre oplysninger, som ikke er nødvendige for opgaven.
En instruktion du kan tilpasse
“Skriv en kort, venlig kundemail på dansk ud fra disse punkter. Brug kun oplysningerne her. Tilføj ikke rabatter, garantier eller deadlines. Markér manglende oplysninger med [AFKLARES]. Afslut med ét tydeligt næste skridt.”
Kontrollér udkastet
- Stemmer beløb, datoer og aftaler med din egen dokumentation?
- Har AI tilføjet noget, du ikke har lovet?
- Er det tydeligt, hvad kunden skal gøre nu?
- Lyder teksten som dig, og kan den gøres kortere?
Send først efter din egen gennemlæsning
En velformuleret mail kan stadig indeholde en forkert antagelse. Kopiér derfor udkastet til din normale mailklient og kontrollér modtager, vedhæftninger og indhold. Automatiske afsendelser kræver en særskilt, gennemprøvet arbejdsgang.
Gem det, der virker
Lav egne eksempler på svar om tidsbestilling, manglende oplysninger og opfølgning. En lille samling gode skabeloner kan gøre det lettere at bruge AI konsekvent uden at mails bliver enslydende eller upersonlige.
Læs videre
- Se hvordan Elgstrøm-IT kan hjælpe med opgaven
- AI for selvstændige: begynd med én opgave i hverdagen
- AI til tilbud: få struktur på teksten og behold styr på priserne
Har din virksomhed brug for IT-hjælp?
Kontakt Elgstrøm-IT og fortæl kort om opgaven.