AI kan strukturere et tilbud, men grundlaget skal komme fra dig. Fastlæg opgave, leverancer, afgrænsning og pris, før du beder om et udkast.
Start med en tilbudsseddel
Notér kundens behov, hvad du leverer, hvad der ikke er med, forventet tidsplan og de forudsætninger, tilbuddet bygger på. Brug virksomhedens egne godkendte vilkår. AI skal ikke selv finde på en leveringsaftale.
Kopiér et kort grundlag til dit tilbudsudkast
Udfyld felterne med dine egne godkendte oplysninger. Brug en opdigtet sag, hvis du blot afprøver formen. Skabelonen er tom og indeholder ingen priser, resultater eller kundeaftaler.
- Opgave og ønsket resultat: [Det kunden skal have hjælp til]
- Leverancer: [Det der faktisk er med]
- Afgrænsning: [Det der ikke er med]
- Kundens bidrag og forudsætninger: [Adgang, materialer og afhængigheder]
- Prisgrundlag: [Godkendte beløb, antal, momsangivelse og eventuelle valgmuligheder]
- Tid og vilkår: [Kun virksomhedens godkendte oplysninger]
- Uafklaret: [De spørgsmål der skal afklares før afsendelse]
Bed AI om at bevare disse oplysninger og markere huller med [AFKLARES]. Et manglende beløb eller en leveringsdato skal ikke erstattes af modellens bedste gæt. Send først, når alle markeringer er afklaret, og tal, leverancer og tilsagn er kontrolleret mod dit eget grundlag.
Bed om en enkel struktur
- Kort beskrivelse af opgaven og det ønskede resultat.
- En tydelig liste over leverancer.
- Kundens nødvendige bidrag, eksempelvis adgang eller materialer.
- Pris og eventuelle valgmuligheder fra dit eget beregningsgrundlag.
- Næste skridt og de oplysninger, der endnu skal afklares.
Eksempel på instruktion
“Strukturér mine noter som et tilbudsudkast med fem korte afsnit. Bevar alle tal uændret. Tilføj ingen ydelser eller vilkår. Skriv [AFKLARES], hvor der mangler oplysninger. Brug almindeligt dansk.”
Lav regnekontrollen separat
Sammenhold alle beløb med dit eget regneark eller tilbudssystem. Kontroller antal, timepris, rabat og moms særskilt. Et sprogligt godt tilbud er ikke dokumentation for, at beregningen er korrekt.
Genbrug formen
Når et tilbud er gennemgået, kan strukturen bruges som udgangspunkt for næste opgave. Kundens fakta og de konkrete aftaler skal stadig indsættes på ny, så gamle priser eller leverancer ikke kommer med ved en fejl.
Læs videre
- AI-hjælp til tilbud og virksomhedstekster
- AI for selvstændige: begynd med én opgave i hverdagen
- Brug AI til kundemails uden at love for meget
Har din virksomhed brug for IT-hjælp?
Kontakt Elgstrøm-IT og fortæl kort om opgaven.